Nous canvis en la facturació: sistemes informàtics de facturació i factura electrònica

En els pròxims mesos es produiran canvis rellevants en la forma en què empreses i professionals hauran d'emetre i gestionar les seves factures.

Les principals novetats afecten a dues obligacions diferents, tot i que relacionades entre si:

• L'adaptació dels sistemes informàtics de facturació (SIF) als nous requisits legals, incloent la possibilitat d'utilitzar sistemes Verifactu.
• L'obligació futura d'utilitzar factura electrònica en les operacions entre empreses i professionals (B2B).

A continuació, resumim els aspectes més importants que cal conèixer.

1. NOU REQUISITS PER ALS SISTEMES INFORMÀTICS DE FACTURACIÓ

A partir de 2027, les empreses i professionals que emetin les seves factures mitjançant un sistema informàtic de facturació hauran d'utilitzar un sistema que compleixi els requisits establerts legalment.

Els programes de facturació hauran de comptar amb una declaració responsable del proveïdor del programari que acrediti el compliment dels requisits establerts en la normativa.

Aquesta obligació afecta, amb caràcter general, a les factures emeses mitjançant aquests sistemes, tant si es dirigeixen a empreses i professionals com a particulars , i tant si es tracta de factures completes com simplificades.

Quan serà obligatori?

Amb caràcter general, els sistemes informàtics de facturació hauran d'estar adaptats a partir de l'1 de gener de 2027.

Per als empresaris i professionals persones físiques i entitats en atribució de rendes, com les comunitats de béns, que desenvolupin activitats econòmiques els rendiments de les quals tributen en l'IRPF, l'adaptació està prevista a partir de l'1 de juliol de 2027.

Aquests terminis hauran de ser objecte de seguiment davant possibles modificacions o noves pròrrogues.

2. ¿VERIFACTU O «NO VERIFACTU»?

No s'ha de confondre l'obligació d'emissió de factures mitjançant sistemes informàtics de facturació homologats, amb la remissió immediata d'aquestes factures a l'AEAT (que és pròpiament parlant el sistema VERIFACTU). La normativa permet optar, en termes generals, entre dues modalitats de funcionament:

Opció 1: Sistema Verifactu

En aquest sistema, cada vegada que s'emet una factura es genera el corresponent registre de facturació i es remet electrònicament a l'Agència Tributària.

Opció 2: Sistema «no Verifactu»

També serà possible utilitzar un sistema que no remeti automàticament els registres de facturació a l'Agència Tributària.

No obstant això, aquests sistemes hauran de complir requisits tècnics addicionals destinats a garantir la integritat, conservació i inalterabilitat dels registres, incloent, entre altres aspectes, la signatura electrònica dels registres.

Quina opció és millor?

L'elecció dependrà de les circumstàncies concretes de cada empresa o professional.

Des del despatx recomanem no esperar a l'últim moment per analitzar quin sistema resulta més adequat, especialment en aquells casos en què sigui necessari adaptar el programa de facturació, canviar de proveïdor o modificar els procediments interns d'emissió i gestió de factures.

3. LA FUTURA FACTURA ELECTRÒNICA ENTRE EMPRESES I PROFESSIONALS

Aquesta obligació és diferent de Verifactu. La normativa preveu que les empreses i professionals hagin d'utilitzar factura electrònica quan realitzin operacions amb altres empresaris o professionals que tinguin a Espanya la seva seu d'activitat econòmica, establiment permanent, domicili o residència habitual.

Per tant, la futura factura electrònica afectarà fonamentalment a les operacions B2B (empresa a empresa o professional a professional).

Així mateix, existeixen determinades excepcions relacionades amb les factures simplificades, en els termes previstos en la normativa.

4. EL PDF ENVIAT PER CORREU ELECTRÒNIC JA NO SERÀ SUFICIENT

Una de les qüestions més importants és que, quan la factura electrònica sigui obligatòria, no n'hi haurà prou amb enviar una factura en PDF per correu electrònic, com succeeix actualment en moltes relacions comercials.

Les factures electròniques hauran de complir els requisits tècnics establerts i emetre's a través dels sistemes i plataformes habilitats a l'efecte. A més, els destinataris hauran d'informar sobre l'estat de les factures, indicant, segons correspongui, si han estat:

• Acceptades.
• Rebutjades.
• Pagades.

Aquesta informació tindrà també implicacions en matèria de control dels terminis de pagament.

5. QUAN SERÀ OBLIGATÒRIA LA FACTURA ELECTRÒNICA?

L'entrada en vigor d'aquesta obligació està condicionada encara a l'entrada en vigor de l'Ordre Ministerial amb instruccions tècniques necessàries per posar en funcionament la solució pública de facturació electrònica.

Una vegada aprovada l'orden ministerial corresponent:

• Per a les empreses i professionals amb una facturació anual superior a 8 milions d'euros, l'obligació serà aplicable transcorregut un any.
• Per a la resta d'empreses i professionals, serà aplicable transcorreguts dos anys.
• Per a determinats empresaris i professionals persones físiques amb una facturació inferior a 8 milions d'euros, l'obligació d'informar sobre l'estat de les factures tindrà un termini específic de tres anys.

D'acord amb les previsions actualment disponibles, és possible que les empreses amb una xifra de negoci superior a 8 milions d'euros hagin de començar a utilitzar la factura electrònica a finals de 2027, mentre que per a la resta d'empreses i professionals l'obligació podria ampliar-se a finals de 2028. El motiu és que ja s'ha fet públic el projecte d'Ordre Ministerial la publicació del qual en el BOE posarà en marxa el comptador dels citats terminis.

6. QUÈ HAN DE FER ARA LES EMPRESES I PROFESSIONALS?

Encara que part d'aquestes obligacions encara no hagi entrat en vigor, recomanem començar a preparar l'adaptació amb prou antelació.

En particular, aconsellem:

• Revisar el programa de facturació utilitzat actualment.
• Confirmar si el programari serà compatible amb Verifactu.
• Revisar els procediments interns de facturació.
• Analitzar les relacions comercials B2B.
• No esperar a l'entrada en vigor per iniciar l'adaptació dels sistemes interns.

7. CONCLUSIÓ

Ens trobem davant d'una transformació rellevant del sistema de facturació a Espanya.

Verifactu i la factura electrònica B2B no són la mateixa obligació i tenen àmbits d'aplicació, requisits tècnics i calendaris diferents. No obstant això, ambdues modificacions afectaran de manera significativa la gestió administrativa i comptable de moltes empreses i professionals.

Des de Deyfin-ETL realitzarem un seguiment de l'evolució normativa i dels terminis definitius i està a la seva disposició per resoldre els dubtes sobre aquestes novetats, que puguin afectar la seva empresa o activitat professional.

Així mateix, recomanem als nostres clients que revisin amb antelació el seu sistema actual de facturació i consultin amb el seu proveïdor tecnològic si el programa utilitzat està preparat per complir amb les noves exigències.

Quedem a la seva disposició per analitzar la seva situació particular i ajudar-lo a planificar l'adaptació del seu sistema de facturació.